O que é digitalização de documentos?

É o processo pelo qual uma imagem ou sinal analógico é transformado em código digital. Isso se dá através de um equipamento e software digitalizador de imagens (scanner) ou de um transdutor de sinais.

A Digitalização dos Documentos possibilita que o cliente passe a ter seus documentos em formato digital, eliminando a necessidade de buscá-lo fisicamente e, por consequência, otimizando o seu tempo de trabalho. Os documentos digitalizados podem ser acessados através dos GEDs e/ou entregues em alguma mídia.

Procedimento para
digitalização documentos

1º PASSO

Protocolagem da Documentação

2º PASSO

Preparação da documentação
(Extração de grampos, clipes e etc)

3º PASSO

Digitalização de documentos
(Digitalização utiliza scanners manuais ou automáticos, dependendo do tipo de documento e do estado físico do papel, convertendo-os para uma mídia digital;)

4º PASSO

Extração de documentos
(Salvar os arquivos conforme orientação do cliente:
Data, ordem alfabética, nome a nome, etc)

5º PASSO

Controle de qualidade
É realizada a validação da imagem digitalizada com o documento original garantindo a integridade do processo (físico x digital)

6º PASSO

Backup da documentação

Benefícios da digitalização de documentos

  • Diminuição de custos
  • Fácil implementação
  • Redução do uso de papel
  • Acesso através de sistema de procura
  • Diminuição do espaço físico
  • Economia com móveis de arquivo
  • Agilidade operacional
  • Gestão Online dos documentos
  • Acesso Remoto
  • Backup de segurança dos arquivos

Quais documentos podem ser digitalizados?

  • Arquivos históricos
  • Arquivos júrídicos
  • Contratos
  • Notas fiscais
  • Holerites
  • Documentos de rh
  • Documentos contábeis
  • Plantas arquitetônicas
  • Manuscritos
  • Notas fiscais
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