O que é digitalização de documentos?
A Digitalização dos Documentos possibilita que o cliente passe a ter seus documentos em formato digital, eliminando a necessidade de buscá-lo fisicamente e, por consequência, otimizando o seu tempo de trabalho. Os documentos digitalizados podem ser acessados através dos GEDs e/ou entregues em alguma mídia.
Procedimento para digitalização documentos
1º PASSO
Protocolagem da Documentação
2º PASSO
Preparação da documentação
(Extração de grampos, clipes e etc)
3º PASSO
Digitalização de documentos
(Digitalização utiliza scanners manuais ou automáticos, dependendo do tipo de documento e do estado físico do papel, convertendo-os para uma mídia digital;)
4º PASSO
Extração de documentos
(Salvar os arquivos conforme orientação do cliente:
Data, ordem alfabética, nome a nome, etc)
5º PASSO
Controle de qualidade
É realizada a validação da imagem digitalizada com o documento original garantindo a integridade do processo (físico x digital)
6º PASSO
Backup da documentação
Benefícios da digitalização de documentos
- Diminuição de custos
- Fácil implementação
- Redução do uso de papel
- Acesso através de sistema de procura
- Diminuição do espaço físico
- Economia com móveis de arquivo
- Agilidade operacional
- Gestão Online dos documentos
- Acesso Remoto
- Backup de segurança dos arquivos
Quais documentos podem ser digitalizados?
- Arquivos históricos
- Arquivos júrídicos
- Contratos
- Notas fiscais
- Holerites
- Documentos de rh
- Documentos contábeis
- Plantas arquitetônicas
- Manuscritos
- Notas fiscais