O que é a guarda e gerenciamento de documentos ?

É o processo de manter os documentos originais em papel guardados em caixas por certos períodos de tempo, como por exemplo notas fiscais, comprovantes de pagamento, documentos oficiais, jurídicos, etc.

O serviço de guarda e gerenciamento de arquivos e documentos conta com infraestrutura segura de padrão internacional e tecnologicamente preparada para a guarda, o armazenamento e a recuperação dos arquivos e documentos físicos em suas mais diversas formas: caixas, pastas, livros, mapas, desenhos técnicos, plantas de engenharia e arquitetura ou ainda documentos individuais. O gerenciamento dos arquivos correntes (ativos) permite, ainda, a cada instante, a seleção, inserção ou a gestão de novos itens nos próprios volumes – caixas, pastas, envelopes, etc – dos documentos originais.

A atividade de gerenciamento de documentos tem como objetivo atender às necessidades de nossos clientes quanto ao armazenamento e a recuperação de seus arquivos em suas mais diversas formas: caixas, pastas, livros, mapas, desenhos técnicos, plantas de engenharia e arquitetura ou ainda documentos individuais.

Pesquisas de Documentos

Através do nosso site, o cliente poderá solicitar a documentação necessária para consultas, que serão disponibilizadas através de imagens (e-mails), cópias simples ou autenticadas, ou com o fornecimento do próprio documento original.

Procedimento para guarda e
gerenciamento de documentos

1º PASSO

Protocolagem da Documentação
(ETAPA EXECUTADA NO CLIENTE)

2º PASSO

Preparação das caixas para cadastro

3º PASSO

Elaboração de tabela de temporalidade
(Tabela elaborada afim de fixar o tempo de guarda da documentação de acordo com as determinaçãoes do conarq –
concelho nacional de arquivos)

4º PASSO

Determinar as formas de buscas

5º PASSO

Controle de qualidade

6º PASSO

Disponibilização para acesso remoto

7º PASSO

Emissão de lista de documentos arquivados

Benefícios da Guarda de documentos

  • Diminuição de custos
  • Fácil implementação
  • Acesso através de sistema de procura
  • Diminuição do espaço físico
  • Economia com móveis de arquivo
  • Agilidade operacional
  • Gestão Online dos documentos
  • Segurança

Quais documentos podem ser guardados?

  • Arquivos históricos
  • Arquivos júrídicos
  • Contratos
  • Notas fiscais
  • Holerites
  • Documentos de rh
  • Documentos contábeis
  • Plantas arquitetônicas

A guarda de documentos é indicado para:

A guarda de documentos é recomendada para empresas que contêm grande volume de documentos e que necessitam de fácil compartilhamento e consulta.

  • Bancos
  • Indústrias
  • Universidades
  • Hospitais
  • Imobiliárias
  • Escritórios de advocacia
  • Escritórios de contabilidade
  • Cartórios
  • Consultórios médicos e estética
  • Outros Segmentos
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