Digitalize o Acervo Acadêmico o Calendário acadêmico o Histórico do Aluno a grade e matriz curricular as avaliações as atividades complementares o processo seletivo as ofertas de disciplinas da sua Instituição de Ensino
Evite a multa adequando-se à portaria nº315 do MEC.
Apesar do desafio à curto prazo, o cumprimento dessa exigência gera diversos benefícios para as IES, transformando a rotina dos profissionais e estudantes ao tornar a consulta de documentos mais prática e rápida
Saiba mais sobre a portaria nº315 do MEC
Até abril de 2020 as instituições de ensino e cursos de educação superior devem cumprir a gestão documental de todos os arquivos sob o risco de serem acusadas de irregularidade administrativa, sendo passíveis dos efeitos da legislação civil e penal.
De acordo com o MEC, é considerado acervo acadêmico qualquer documento que tenha sido produzido ou recebido por instituições privadas ou públicas, e que façam parte do sistema federal de ensino.
O que deverá ser convertido para o meio digital?
Tanto as IES, quanto suas mantenedoras, agora são obrigadas a manter, sob própria custódia, os documentos com as informações acadêmicas dos estudantes.
São documentos como grade e matriz curricular, calendário acadêmico, histórico do aluno, avaliações, atividades complementares, ofertas de disciplinas, processo seletivo, entre outros, que deverão estar disponíveis digitalmente dentro destes 24 meses.
Essas informações têm de estar armazenadas em um acervo acadêmico, que nada mais é do que um conjunto de documentos produzidos e recebidos por instituições públicas ou privadas de educação superior do sistema federal de ensino, com informações da vida acadêmica dos estudantes, e necessários para comprovar seus estudos.
Além disso, as instituições deverão contar com um comitê gestor para elaborar, implementar e acompanhar a política de segurança da informação relativa ao acervo acadêmico a ser implantado.
Como se adequar às exigências e critérios da portaria
O acervo acadêmico deverá contar com um sistema especializado de gerenciamento de documentos eletrônicos (GED/ECM). Sendo assim, o modo da conversão e preservação dos documentos para o meio digital devem garantir a confiabilidade, autenticidade, integridade e durabilidade de todas as informações dos processos e documentos originais.
Quais os critérios que a solução deve atender?
- Ter a capacidade de utilizar e gerenciar base de dados adequada para a preservação do acervo acadêmico digital;
- Contar com uma forma de indexação que permita a pronta recuperação do acervo acadêmico digital;
- Método de reprodução do acervo acadêmico digital que garanta a sua segurança e preservação;
- Utilizar certificação digital padrão ICP-Brasil pelos responsáveis da mantenedora e sua mantida para garantir a autenticidade, a integridade e a validade jurídica do acervo (assinatura digital).
Por que digitalizar documentos com a Digitalize?
A Digitalize personaliza a solução que melhor se adapta aos objetivos da empresa, buscando sempre agilizar o processo de busca e recuperação de documentos e informações, gerando o aumento da produtividade nas rotinas administrativas e operacionais das organizações.